Door de jaren heen zijn er heel wat nieuwe documenten op de markt geïntroduceerd die over een niet onaanzienlijk belang zijn komen te beschikken. Eén van deze documenten is de zogenaamde privacy verklaring. Zoals de naam van dit document reeds aangeeft is het zo dat de inhoud van dit document zich in het bijzonder focust op alles wat te maken heeft met privacy. Zo moet er bijvoorbeeld in worden aangegeven op welke manier er persoonsgegevens worden verzameld. Ook om welke gegevens het dan precies gaat dient te worden vermeld. In ieder geval, zou jij ook graag een dergelijke verklaring willen laten opstellen, maar heb je daarvoor nog behoeften aan wat meer informatie? Dan moet je vooral even snel verder lezen!

Waarom is een privacy verklaring doorgaans vereist?

Veranderingen in de markt hebben er door de jaren heen voor gezorgd dat de behoeften aan een betere privacy wetgeving sterk is toegenomen. Deze nieuwe wetgeving heeft ook een aantal nieuwe verplichtingen voor ondernemingen met zich meegebracht. Eén van deze verplichtingen heeft te maken met het laten opstellen van een privacy verklaring. Een dergelijke verklaring moet ervoor zorgen dat de privacy gerelateerde rechten van klanten nageleefd worden.

Bovenstaande is zeker geen overbodige luxe. Voor heel wat bedrijven geldt namelijk dat ze er tegenwoordig voor kiezen om op de meest uiteenlopende manieren persoonsgegevens te verzamelen. Dit gebeurt in het bijzonder op het internet. Niet alleen voor bedrijven geldt overigens dat het noodzakelijk kan zijn om gebruik te maken van een privacy verklaring. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld een gewone website die zorgt voor een bepaalde informatievoorziening.

Wat moet er allemaal in een privacy verklaring worden opgenomen?

In een privacy verklaring moet allerhande informatie worden opgenomen. De hoeveelheid aan informatie die je moet vermelden kan in eerste instantie een beetje overweldigend zijn. Enkele zaken die je absoluut dient te vermelden zijn in ieder geval de volgende:

• De identiteit waar de verantwoordelijke over beschikt;
• De doeleinden van de verwerking;
• In welke mate er sprake is van een verplichting om gegevens te verstrekken;
• Welke partijen de verstrekte gegevens allemaal zullen ontvangen;
• Over welke rechten de betrokkene beschikt;
• Het beveiligingsniveau waarvan sprake kan zijn;
• De vermelding van een contactpersoon binnen de onderneming.

Het belangrijkste is dat een privacy verklaring duidelijk maakt welke privacy gevoelige gegevens er precies worden verzameld evenals voor welke doeleinden dit gebeurt. Is het voor jou moeilijk om een dergelijke verklaring zelf op te stellen? Dat kunnen we begrijpen. Omwille van deze reden wordt er dan ook veelal aangeraden om dit uit te besteden aan een advocaat.

Inzage in de persoonsgegevens

Tot slot is het belangrijk om er rekening mee te houden dat in een privacy verklaring moet worden opgenomen dat de klant altijd over de mogelijkheid beschikt om inzage te krijgen in diens verzamelde persoonsgegevens. Je bent als bedrijf verplicht om hieraan te voldoen. Dit betekent dat er veelal een bepaalde procedure moet worden uitgedokterd. Deze procedure dient opgenomen te worden in het privacy statement. Bovendien is het zo dat een persoon ook over het recht beschikt om “vergeten te worden”. Dit geldt dan in het bijzonder voor partijen die niet langer klant bij je zijn. Voor hen geldt dat zij kunnen verzoeken om hun persoonsgegevens te verwijderen. Ook wat dit betreft ben je als bedrijf verplicht om aan deze wens te kunnen voldoen. Kijk voor meer informatie op www.rocketlawyer.nl.